ETÄTYÖ – 16 VINKKIÄ ETÄTYÖSKENTELYYN

14 helmikuun, 2021

Kaupallinen yhteistyö: Lumo-kodit

Kotona työskentely on sattuneesta syystä lisääntynyt viime vuoden aikana ja moni kaipaa vinkkejä kotona työskentelyyn.

Valtakunnallinen etätyösuositus on yhä voimassa ja suositusten jälkeen monissa työpaikoissa tullaan jatkamaan etätyöskentelyä, sillä siitä on tullut uusi normaali. Ei välttämättä siten, että työskenneltäisiin ainoastaan kotoa käsin, mutta ainakin joinakin päivinä viikossa. Etätyöskentelyn on tutkittu lisänneen tehokkuutta ja motivaatiota. Itse uskon tähän täysin. Oma kokemukseni tästä on hieman erilaisesta näkökulmasta, sillä olen työskennellyt pian 12 vuotta kotoa käsin, mutta mulla esimerkiksi kahvilassa työskentely satunnaisesti tuo uudenlaista inspistä töiden tekoon. Uskonkin, että merkityksellisintä on nimenomaan se vaihtelevuus työympäristössä, eikä siinä missä työskentelee. Kotona työskentelyssä on vaihtelun lisäksi toki muitakin etuja, sillä esimerkiksi työmatkaan normaalisti käytettävän ajan voi käyttää johonkin muuhun. Toiselle voi olla todella hyödyllistä käyttää säästetty aika nukkuen, jotta saisi täytettyä omat unen tarpeet tai jollekkin se voi olla tärkeää aikaa liikkua, lukea tai vain istua kahvikupin kanssa sohvalla, ihan mikä itselle tuo energiaa uuteen päivään. Etätyöskentely lisää usein myös työaikojen joustavuutta, mikä voi olla iso etu elämäntilanteesta riippuen. Vaikka haen välillä inspiraatiota työskentelyyn kahviloista, mieluiten työskentelen kotoa käsin.

Olen huomannut vahvan muutoksen läheisteni fiiliksissä; viime vuoden keväällä etätöihin siirtyminen oli jännittävää ja hauskaa, mutta nykyään ne muutamat kerrat, kun pääsee hoitamaan asioita toimistolle onkin niitä kuukauden kohokohtia. Kun aloin työskennellä kotoa käsin, muistan itsekin nuo fiilikset, että jossain vaiheessa etätöistä tuli vain osa arkea. Tästä inspiroituneena mä päätinkin tehdä tän postauksen, johon listaan mun vinkit miten saada energiaa ja insiraatiota etätyöpäivään, koska näiden monien vuosien aikana olen itsekin joutunut etsimään vastauksia tähän kysymykseen. Kun alottaa uudessa työpaikassa siellä perehdytetään toimiston työtapoihin, joten ihan samalla tavalla etätyöskentelyäkin pitää opetella. Etätöitä tekevien lisäksi toivottavasti tästä listasta on apua myös kaikille kotona työskenteleville yrittäjille ja opiskelijoille.

Vinkit etätöihin:

1. Töihin laittautuminen. Vaikka päivän aikana ei olisi yhtään Zoom-palaveria, on tärkeää että ei nouse suoraan sängystä läppärin ääreen. Musta tuntuu, että usein vinkataan pukeutumaan ja meikkaamaan kuin tavallisena toimistoaamuna, mutta itse olen kokenut sen liioitelluksi ja turhaksi. Mä käyn suihkussa, teen ihonhoitorutiinin, laitan hiukset nutturalle ja puen ylle rennon villapaidan ja collarit. Tärkeintä on, että on siisti olo ja päällä on sellaiset vaatteet, joita ei käytä vapaalla eli se voi olla hyvin jokin siistimpi collarisetti tai muu asu jossa tuntee olonsa hyväksi. Musta on turha kuluttaa siistejä vaatteita kotona ollessa tai rasittaa ihoa meikillä, jos on vain kotona. Päinvastoin, kun olen koko työpäivän kotona saatan laittaa hiusnaamion vaikuttamaan, enkä ole huomannut, että sillä olisi minkäänlaista laskevaa vaikutusta työmotivaatiooni.

2. To Do -lista. Listan tekeminen hoidettavista asioista voi tuntua itsestäänselvyydeltä, mutta se on tärkeää ja sinne on tärkeää merkata aivan kaikki päivän työtehtävät. Etätöissä pomo tai kollega ei ole taputtamassa selkään hyvin hoidetuista hommista. Ainut palkinto ahkeruudesta on se, kun saa ruksata viimeisenkin työhomman tehdyksi. Mä itse käytän Google Keep -sovellusta, joka toimii myös tietokoneella selaimessa, koska siinä on nimenomaan tuo ruksimis mahdollisuus. Ennen tein puhelimen muistioon To Do -listan ja pyyhin tehtäviä listalta pois sitä mukaan kun sain ne tehtyä. Huomasin kuitenkin, että se ei ollut läheskään yhtä palkitsevaa tai ei oikeastaan ollenkaan palkitsevaa, sillä työpäivän päätteeksi lista oli tyhjä ja näytti ja tuntui siltä, että en ole saanut mitään aikaiseksi.

3. Taukojen pitäminen. Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List -sovellus auttaa ajanhallinnassa ja siitä on ollut mulle ihan älyttömän iso apu. Suosittelen sovellusta kaikille, jotka tekee töitä kotona, opiskelee tai haluaa muuten kehittää itseään. Pääominaisuus sovelluksessa on laskuri, johon voi itse säätää keskittymisajan (mulla 45 minuuttia) ja tämän jälkeen laskuriin ilmestyy viiden minuutin taukolaskuri. Jollekin tästä rytmistä syntyvien taukojen määrä voi kuulostaa paljolta, mutta työskentelen paljon aktiivisemmin tuon 45 minuutin ajan, kun tiedän sen jälkeen pääseväni selaamaan puhelinta, kävelemään asunnon ympäri, hakemaan vettä, venyttelemään tai käymään vessassa. Tämän tärkeimmän ominaisuuden lisäksi sovelluksesta pystyy halutessaan seuraamaan kuinka paljon käyttää aikaa töiden tekoon ja paljonko mihinkin projekteihin ja tehtäviin kuluu aikaa. Sovelluksessa on paljon lisävalintoja, kuten keskittymään auttavia musiikkeja.

4. Järjestelmällisyys. To Do -lista auttaa työtehtävien hallinnoinnissa, mutta jos listalla on paljon kiireellisiä asioita saattaa ajautua tekemään vähän hommia tuolta ja täältä, jolloin kaikesta tulee yksi iso puuro. Jotkut taitavat tällä tavalla työskentelyn, mutta he ovat harvassa. Mikäli työhön kuuluu päivittäisiä työtehtäviä voi ne ajoittaa esimerkiksi työpäivän alkuun ja sen jälkeen hoitaa To Do -listalla olevia asioita. Itse esimerkiksi hoidan sähköposteja aina aamulla lounastaukoon asti, minkä jälkeen en enää avaa sähköpostia vaan keskityn muihin juttuihin. Sähköpostini on loputon suo, sillä uusia viestejä tulee samaan tahtiin kuin kerkeän vastaamaan, joten muuten minulla menisi kaikki työaika vain sähköposteihin vastaten.

5. Työajan sopiminen. On tärkeää sopia itsensä kanssa milloin työskentelee ja noudattaa tiettyä rutiinia siinä, koska se selkeyttää rajaa työn ja vapaa-ajan välillä, mikä saattaa lähteä helposti hälvenemään kotona työskennellessä. Tässä kannattaa kuunnella itseä, sekä muita samassa taloudessa asuvia, koska työrytmi vaikuttaa aina myös muihin samassa taloudessa asuviin. Itse pyrin heräämään viideltä, sillä rakastan hitaita aamuja. Postauksen alustuksessa ohimennen mainitsin, että päivän ensimmäiset tunnit ovat tärkeitä, sillä ne vaikuttavat koko päivään. Mä vietän ensimmäisen tunnin kahvia nauttien sohvalla, sillä niin oudolta kun se kuulostaakin pidän siitä fiiliksestä, kun tiedän Valtterin nukkuvan koirien kanssa makkarissa ja olen yksin hereillä. Tästä syystä herään viideltä, sillä en tahdo työpäiväni kuitenkaan venyvän illalle saakka hitaiden aamujen takia. Jollekin puolestaan nämä ensimmäiset tunnit saattaa olla tehokkainta työaikaa, joten suosittelen kokeilemaan ja tunnustelemaan mikä rytmi itselle sopii parhaiten.

6. Määritä viestintäkanavat. Mikäli työ on sellaista, että se vaatii yhteydenpidon asiakkaiden tai kollegoiden kanssa niin on hyvä määrittää ne kanavat, joiden kautta on tavoitettavissa ja samalla myös aika jolloin on tavoitettavissa. Mun viestintäkanavat pääasiassa ovat sähköposti, mitä kautta yritykset ovat muhun yhteyksissä ja WhatsApp, jota käytetään Valtterin ja meidän työntekijän kesken. Välillä tulee yhteydenottoja yrityksiltä muidenkin kanavien kautta, mutta vuosien aikana olen oppinut, että en yksinkertaisesti voi olla tavoitettavissa jokaisesta kanavasta kaikkina kellonaikoina. Tai oikeastaan voisin, mutta se aika on pois jostain muusta, kuten mun vapaa-ajasta tai sisällöntuotannosta, joka on mun työn tärkein elementti. Muiden kanavien viestikansiot käyn katsomassa viikottain, mutta en avaa niitä aamulla selaimen välilehdille, sillä ne häiritsevät keskittymistä ja syövät aikaa. Keskittymistä häiritsee myös puhelin, joten jos en päivän aikana käytä puhelinta työasioissa jätän sen toiseen huoneeseen tai vähintään toiselle puolelle huonetta.

7. Liikkuminen. Toimistolla työskennellessä askelia kertyy kuin itsestään, mutta etätöissä ei ja siksi niitä on syytä tarkkailla. Mulla tulee käytyä ulkona kävelyllä ennen työpäivää, lounastauolla ja työpäivän jälkeen, koska käytän koirat ulkona. Aamun aloittaminen reippailulla ei kuitenkaan ole jokaiselle sopiva juttu, mutta suosittelen kaikille koirattomillekkin pientä kävelylenkkiä edes lounastauon aikana ja hieman pidempää kävelyä päivän päätteeksi. Näistä lenkeistä saa energiaa päivään, askelia mittariin ja ne auttavat jakamaan päivää. Iltapäivälenkki auttaa aivojen nollaamisessa ja ajatusten siirtämisessä vapaa-ajan asioihin.

8. Ergonominen työtila. Lipastosta, kirjakasasta ja keittiöntuolista saa rakennettua ihan ergonomisen työpisteen, mutta tässä kohtaa kannattaa tutkiskella myös itseään. Toisille riittää vain ergonominen työpiste, mutta itse esimerkiksi kuulun ihmisiin, joiden työmotivaatioon vaikuttaa myös työpisteen ulkonäkö. Jo pienelläkin budjetilla saa rakennettua työnurkkauksen, joka on ergonominen, mutta myös kivan näköinen. Mikäli kotoa löytyy jo jonkunlainen työpiste, joka tuntuu kuitenkin epämotivoivalta niin kannattaa kokeilla ostaa uusi säilytyspurkki työpöydän reunalle ja esimerkiksi taulu pöydän yläpuolelle, koska mä huomaan saavani uutta inspistä ihan tällaisista pienistä asioista.

9. Tuottava työtila. Tämä on näistä haastavin ja samalla tärkein vinkki. Paras tilanne on, jos on mahdollisuus erilliseen työhuoneeseen, mutta pääasia on, että ei työskentele samassa paikassa missä rentoutuu, kuten sohvalla tai sängyssä. Meidän entisessä kodissa meillä oli erillinen työnurkkaus olkkarissa, mutta se ei riittänyt meille erottamaan töitä vapaa-ajasta. Vuoden jälkeen alettiin huomata, kuinka paljon se vaikutti meidän alitajuntaan, että työpiste oli kokoajan näkyvissä. Silloinen kotimme alkoi tuntua ahdistavalta ja epäviihtyisältä. Kokeiltiin erilaisia ratkaisuja, mutta fiilikseen ei auttanut, vaikka pidettiin työpiste siistinä tai kokeiltiin mitä tahansa. Alettiin lopulta etsimään uutta asuntoa ja löydettiin Lumo-verkkokaupasta tämä meidän aivan ihana koti. Muutettiin Helsingistä Herttoniemestä Espooseen, sillä täällä saa samalla hinnalla enemmän neliöitä, mutta matka Helsingin keskustaan kestää autolla Google Mapsin mukaan minuutilleen saman verran. Tässä meidän Lumo-kodissa meillä on tämä erillinen työhuone ja lisäksi vieläpä pieni kotistudio. Nyt kaksi vuotta tässä asuneena voin sanoa, että kannatti muuttaa työhuoneen perässä, sillä se on nostanut elämänlaatua todella paljon. Jos kotona työskentelystä ei vain tule mitään, suosittelen oikeasti miettimään auttaisiko erillinen työhuone.

10. Siisti koti. Etätöissä kotisi on työpaikkasi ja sotkuinen koti tuntuu sotkuiselta työpaikalta. Kukaan ei halua saapua työpaikalle, jossa tiskipöydällä haisee eiliset tiskit ja työpöytä täytyy raivata tyhjäksi ennen kun saa läppärin mahtumaan siihen. Tästä syystä me ollaan Valtterin kanssa otettu tavaksi, että siivotaan paikat aina kuntoon ennen nukkumaanmenoa. On paljon parempi fiilis aloittaa työpäivä siistissä työympäristössä, eikä työpäivän aikana ajatus karkaa tiskialtaassa lojuviin tiskeihin.

11. Tuuletus. Enkä tarkoita tällä hurraa-huutoja (tai no miksei välillä olisi hyvä tuulettaa kunnolla omille onnistumisille) vaan työtilan tuuletusta. Hyvissä toimistoissa tuuletus ja myös valaistus on mietitty optimaaliseksi työskentelyn kannalta, mutta kotona ei. On hyvä tuulettaa se tila missä työskentelee vähintään kerran päivässä. Lisäksi etenkin aamulla kannattaa kiinnittää huomiota kodin valaistukseen, että se on riittävän kirkas. Tosin tähän tulee kiinnittää huomiota tähän aikaan vuodesta myös päivällä, sillä iltapäivällä on jo todella hämärää ja ruutua tuijottaessa ei välttämättä huomaa, että istuu keskellä pimeää huonetta.

12. Keskittymismusiikki. Aamulla mulla pyörii usein taustalla Uutisaamu tai Ylen aamu, sillä se auttaa keskittymään. Toisinaan saatan huomata, että olen keskittynyt töihin niin täysillä, että en ole rekisteröinyt mitään uutista, josta ohjelmassa on puhuttu. Joinain aamuina taas tulee keskityttyä liikaakin ja silloin vaihdan YouTuben puolelle ja laitan päälle ”Lofi hip hop radio – beats to study / relax to” nimellä löytyvän livelähetyksen, mikä mulla on pyörimässä telkkarissa yleensä muuten. Rauhallinen musiikki auttaa keskittymään ja tietokonetta naputteleva suloinen pesukarhu piristää työpäivää.

13. Veden juonti. Kotona työskennellessä saattaa helpommin sortua keittämään kahvia pitkin päivää, joten erityisesti silloin pitäisi muistaa juoda myös tarpeeksi vettä. Olen huomannut, että mulla ei tule juotua riittävästi vettä, jos otan vain vesilasin viereen, sillä en hoksaa kesken jonkun tärkeän työhommman käydä täyttämässä lasia. Tästä syystä mulla on aina litran vesipullo työpöydällä.

14. Kosteuttava kasvosuihke. Kun mulla on pahin työrupeama ja kahvi ei enää mene alas, haen piristystä pullosta. Säilytän jääkaapissa kosteuttavaa kasvosuihketta, sillä muutama pumppaus viileää suihketta kasvoille piristää kuin kylmä suihku. Lisäksi suihke tekee hyvää iholle, sillä tietokoneen ääressä istuminen kuivattaa ihoa.

15. Tietokoneen piilottaminen. Tämä on asia, jonka itse opin vasta tänä vuonna. Vaikka minulla on erillinen työhuone, usein löydän itseni työskentelemästä esimerkiksi keittiönpöydän äärestä. Työpäivän päätteeksi on hyvä kerätä työkamat kasaan ja laittaa ne pois näkyvistä. Itse tyhjensin tammikuussa lipastosta yhden laatikon, jonne saan läppärin piiloon. Olen itsekin yllättynyt kuinka iso vaikutus tällä on ollut työhön liittyvistä ajatuksista irtautumiseen ja rentoutumiseen.

16. Ilon irti ottaminen. Koska olet päätynyt lukemaan vinkit tänne asti, uskon että sä et tällä hetkellä koe etätyöskentelyä mieluisaksi tai se tuntuu vaikealta. On hyvä tällöin listata tai vähintään miettiä asioita, mitä etätyöskentely mahdollistaa ja ottaa niistä ilo irti. Voit esimerkiksi vaihdella työpöydälläsi olevaa tuoksukynttilää (toimistossa tuoksukynttilän polttaminen ei olisi välttämättä mahdollista) tai voit testata erilaisia kahvimaitoja etäpäivien aikana. Nämä pienet jutut varmasti piristävät työpäivääsi.

Jos näiden vinkkien jälkeen kotona työskentely vielä tuntuu hankalalta, kannattaa miettiä olisiko erillisestä työhuoneesta apua, jos sellaista ei vielä ole. Kuten jo aiemmin totesinkin, se oli ratkaiseva tekijä meille, jotta saatiin kotona työskentely sujumaan. Lumo-verkkokaupasta voi selata vapaana olevia tai pian vapautuvia vuokrakoteja, joita löytyy laajasti eri puolilta Suomea. Asunnot on vuokrattavissa heti verkkokaupan kautta ja mikä siisteintä – ilman vuokravakuutta. Vuokravakuuteen säästetyt rahat voi käyttää esimerkiksi työhuoneen sisustamiseen. Tässä alla mun omat suosikit vapaista Lumo-kodeista.

Helsinki

Messeniuksenkatu 1B 22, Taka-Töölö, Helsinki / 2H+KT

Henrik Borgströmin tie 2 C 41, Kruunuvuorenranta, Helsinki / 2H+KT

Kotkankatu 9 A 31, Alppila, Helsinki / 2H+KT

Linnankatu 11 A 6, Katajanokka, Helsinki / 3H+KT

Fregatti Dygdenin kuja 5 A 12, Sompasaari, Helsinki / 3H + KT

Espoo

Niittykatu 15 B 40, Niittykumpu, Espoo / 2H+KT

Ulappakatu 1 C 100, Espoonlahti, Espoo / 2H+KT

Uuno Kailaan katu 5 C 74 Vermonniitty, Espoo / 2H+KT

Vantaa

Leinelänkaari 13 A 28, Leinelä, Vantaa / 2H+KK